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Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

Diese Erklärung gilt für Kundenkonten: die Anmeldung, das Kundenportal und diese öffentlichen Seiten der VULFIs Manufaktur, außerdem für E-Mails, die Sie uns schreiben. Das Portal richtet sich an Unternehmen; personenbezogen sind vor allem die Angaben der Menschen, die für Ihr Unternehmen im Portal arbeiten. Für unsere eigenen Mitarbeitenden gilt eine gesonderte Information.

1. Verantwortlicher

VULFIs Manufaktur – Christian Hamberger (Einzelunternehmen)
Ahornweg 9, 76332 Bad Herrenalb, Deutschland
E-Mail: info@vulfi.de

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil dafür keine gesetzliche Pflicht besteht. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

3. Welche Daten wir wofür verarbeiten

a) Aufruf der Seiten

Beim Aufruf verarbeitet unser Hosting-Dienstleister technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung), um die Seiten auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb.

b) Portal-Konto und Anmeldung

Für Ihr Konto verarbeiten wir Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, die Zuordnung zu Ihrem Unternehmen, Ihre Rolle im Portal und Anmeldezeitpunkte. Die Anmeldung erfolgt mit Passwort; ein per E-Mail versandter Einmal-Code dient zur Aktivierung des Kontos und zum Zurücksetzen des Passworts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder Vertragsanbahnung mit Ihrem Unternehmen) sowie lit. f (Schutz der Konten vor Missbrauch).

c) Bestellungen, Lieferungen, Belege und Produktangaben

Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferadressen mit Empfängernamen, Lieferungen, Rechnungen und weitere Belege, Produkt-, Rezeptur- und Etikettangaben sowie Dateien, die Sie hochladen, verarbeiten wir zur Abwicklung Ihrer Aufträge (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Gesetze die Aufbewahrung verlangen – Handels- und Steuerrecht sowie die futtermittelrechtliche Rückverfolgbarkeit nach den Verordnungen (EG) Nr. 178/2002 und Nr. 183/2005 –, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO die Grundlage. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern prüfen wir über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

d) Nachrichten im Portal

Nachrichten, die Sie uns im Portal schreiben, und unsere Antworten speichern wir als Geschäftskorrespondenz. Ihre Nachrichten beantwortet unser Team persönlich; eine KI wird dafür nicht eingesetzt. Frühere automatische Antworten eines KI-Assistenten sind im Verlauf weiterhin als „KI-Assistent“ gekennzeichnet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die nachvollziehbare Bearbeitung Ihrer Anliegen.

e) „VULF“ – KI-Assistent auf der Startseite

Auf der Startseite des Portals können Sie Fragen an „VULF“ stellen, einen KI-Assistenten. Zur Beantwortung übermitteln wir an Anthropic (Abschnitt 4) Ihre Frage und Ihre vorherigen Fragen dieser Sitzung, Ihren Namen und Ihre Anrede, den Firmennamen, Angaben aus Ihrem Kundenkonto (zum Beispiel Produkte und Preise) sowie unsere allgemeinen Informationen. Die Antwort erscheint nur in Ihrem Browser; Frage und Antwort speichern wir nicht. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir die Anfragen je Nutzer und je Kundenkonto pro Stunde; diese Zähler werden nach etwa einer Woche automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

f) Antwortentwürfe auf E-Mails

Schreiben Sie uns per E-Mail, kann unser Team für einen Antwortentwurf den Betreff, Ihren Namen und den Text Ihrer Nachricht an Anthropic (Abschnitt 4) übermitteln. Ist die Nachricht einem Kundenkonto zugeordnet, kommen Firmenname und Status des Kontos dazu. Ihre E-Mail-Adresse und Anhänge übermitteln wir dabei nicht. Den Entwurf prüft ein Mitarbeiter und verschickt ihn selbst; automatisch beantwortet oder entschieden wird nichts. Aus einer verschickten Antwort kann die KI außerdem einen allgemeinen Wissens-Eintrag ohne Personenangaben vorschlagen; dafür gehen der Betreff und unsere Antwort an Anthropic, gespeichert wird erst nach Prüfung durch einen Mitarbeiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

g) Videos in der Akademie

Einige Lektionen der Akademie enthalten Videos von YouTube (im erweiterten Datenschutzmodus) oder Vimeo. Sie werden erst geladen, wenn Sie auf „Video laden“ klicken. Erst dann lädt Ihr Browser den Player vom jeweiligen Anbieter; dieser erhält Ihre IP-Adresse und technische Angaben zu Ihrem Browser und kann Daten auf Ihrem Gerät speichern. Anbieter sind Google Ireland Limited (Irland) für YouTube und Vimeo.com, Inc. (USA). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie gilt nur für das jeweilige Video und die aktuelle Seitenansicht; ohne Klick wird nichts geladen.

h) Zahlungen

Über das Portal werden keine Zahlungen abgewickelt. Sie zahlen außerhalb des Portals, zum Beispiel per Überweisung oder PayPal; die beteiligten Banken bzw. PayPal verarbeiten die Zahlungsdaten in eigener Verantwortung. Eingehende Zahlungen ordnen wir in unserer Buchhaltung den Rechnungen zu (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

i) Anfrage über die Website und „VULF“ für Besucher

Auf unserer Anfrage-Seite können Sie uns ohne Konto Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine Nachricht senden und Fragen an „VULF“ stellen, einen KI-Assistenten. Ihre Nachrichten an VULF und seine Antworten speichern wir, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten und die Qualität der Antworten prüfen können. Zur Beantwortung übermitteln wir Ihre Nachrichten dieses Gesprächs an Anthropic (Abschnitt 4), jedoch nicht Ihre IP-Adresse. Zum Schutz vor Missbrauch prüfen wir mit Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA), dass die Anfrage von einem Menschen kommt; dafür erhält Cloudflare Ihre IP-Adresse und technische Angaben zu Ihrem Browser. Bei uns zählen wir Nachrichten nur je gekürztem, unumkehrbar verschlüsseltem IP-Wert; diese Zähler werden nach zwei Tagen gelöscht. Gespräche ohne Anfrage löschen wir nach 30 Tagen. Anfragen, die wir als Werbung einstufen oder ablehnen, löschen wir nach 30 Tagen, abgeschlossene Anfragen ohne Geschäft nach sechs Monaten. Übernehmen wir eine Anfrage in die Kundenbetreuung, gelten die dortigen Fristen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

4. Empfänger

Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO):

  • Vercel Inc. (USA) – Hosting der Anwendung. Die Anwendung läuft auf Servern in der EU; statische Inhalte liefert Vercels weltweites Auslieferungsnetz aus.
  • Supabase Inc. (USA) – Datenbank, Anmeldung einschließlich Versand der Anmelde-E-Mails, Dateiablage. Die Daten liegen auf Servern in der EU.
  • IONOS SE (Deutschland) – E-Mail-Versand und -Empfang.
  • Anthropic PBC (USA) – KI-Assistent „VULF“ (Abschnitt 3 e) und Antwortentwürfe auf E-Mails (Abschnitt 3 f), „VULF“ für Besucher der Website.
  • Cloudflare, Inc. (USA) – Schutz der Anfrage-Seite vor Missbrauch (Turnstile).

Empfänger, die in eigener Verantwortung handeln:

  • Versand- und Logistikdienstleister (Paketdienste, Speditionen) – erhalten Lieferadresse, Empfängername und Sendungsdaten zur Zustellung.
  • Steuerbüro Kraus (Deutschland) – Buchhaltung und Steuerberatung; erhält Rechnungs- und Belegdaten.
  • Europäische Kommission (VIES) – Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.
  • Banken und PayPal – bei Zahlungen außerhalb des Portals (Abschnitt 3 h).
  • Google Ireland Limited (YouTube) und Vimeo.com, Inc. (USA) – nur nach Klick auf „Video laden“ (Abschnitt 3 g).

5. Übermittlung in Drittländer

Vercel, Supabase und Anthropic sowie Cloudflare haben ihren Sitz in den USA und können von dort auf Daten zugreifen; Vimeo verarbeitet Daten in den USA. Für diese Übermittlungen stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit das Unternehmen danach zertifiziert ist, und im Übrigen auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

6. Speicherdauer

Wir speichern Daten, solange wir sie für den jeweiligen Zweck brauchen, und darüber hinaus, solange Gesetze die Aufbewahrung verlangen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die für uns gelten (Beginn jeweils mit dem Ende des Jahres, in dem die Unterlage entstanden ist):

  • Buchungsbelege (Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen): 8 Jahre; Bücher und Aufzeichnungen: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
  • Geschäftskorrespondenz (Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, geschäftliche E-Mails, Portal-Nachrichten einschließlich der Antworten des KI-Assistenten): 6 Jahre.
  • Rückverfolgbarkeit und Qualitätsnachweise (Chargen, Lieferungen, Prüfungen): mindestens 5 Jahre ab Herstellung bzw. Lieferung, mindestens bis 1 Jahr nach Ablauf der Mindesthaltbarkeit.

Ihr Portal-Konto besteht, bis es gelöscht wird – auf Ihren Wunsch oder nach Ende der Geschäftsbeziehung. Angaben zu Ansprechpartnern löschen oder anonymisieren wir, wenn sie nicht mehr gebraucht werden und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Fragen an „VULF“ speichern wir nicht (Abschnitt 3 e).

7. Daten, die Kunden über andere Personen anlegen

Lädt ein Kunde Team-Mitglieder ins Portal ein (Name, dienstliche E-Mail-Adresse) oder legt er Lieferadressen mit Empfängernamen an, verarbeiten wir diese Angaben, um den Personen einen Portal-Zugang zu geben bzw. Lieferungen zuzustellen. Die Daten stammen von dem jeweiligen Kunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Betroffene können ihre Rechte uns gegenüber oder über den Kunden geltend machen.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Schreiben Sie uns dazu an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg in Stuttgart.

9. Cookies und Speicherung im Browser

Wir selbst verwenden nur technisch notwendige Speicherung: Cookies für Ihre Anmeldesitzung, während Sie bestellen einen Warenkorb im Sitzungsspeicher Ihres Browsers (er verschwindet beim Schließen des Tabs) sowie einen Service Worker mit Zwischenspeicher für Programmdateien und eine Offline-Seite (ohne personenbezogene Daten). Analyse-, Tracking- oder Werbewerkzeuge setzen wir nicht ein; dafür ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Ausnahme sind die Video-Player in der Akademie, die erst nach Ihrem Klick geladen werden (Abschnitt 3 g).

10. Keine automatisierte Entscheidung

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten (Art. 22 DSGVO). Der KI-Assistent „VULF“ beantwortet Fragen; über Aufträge, Preise und Lieferungen entscheiden Menschen.